电脑文件整理的12个tips

Tip1:明确目的

整理文件的目的,是为了便捷高效,有人在杂乱中也能找到自己的节奏,如果你不能就继续往下读。

Tip2:随手处置

和整理生活中的杂物一样,在处理电脑上的文件时,要随手把文件合理的处置。比如:下载了一个软件,解压安装后,应该马上删掉安装包或归档。你可以尝试”两分钟原则“。

Tip3:定期整理

定期整理,就是在周、月或者更长时间的节点上,整理和备份自己的文件系统。这种行动可以强化自己的整理规则和习惯,长久下来会节约大量时间。

Tip4:以目录存储的文件结构

文件结构和命名习惯,应该与你大脑思考方式一致,所以确定一个适合自己的模式,把文件保存在你认为应该存在的地方。

  1. 主目录:以Windows系统为例,分区不需要多于3个,而 Mac和 Linux 只需要定义一个主目录即可,用目录而不是分区进行分类。
  2. 主目录下面可以按照功能分类,比如图片、软件、音乐、视频,我不建议使用系统内置的 User 文件夹。
  3. 层级:目录的层级尽量不超过三级。比如 D:/music/popmusic/张三 或者 doc/往来邮件备份/公司A。工作用也可以按照年、月、日设立文件夹,如2015工作/设计/ppt原稿 这样。
  4. 进展:可以用 在做完成归档 分类
  5. 暂时不能确定的分类,可以命名为“未分类”,以后慢慢修正。
  6. 固定自己的模式,便于迁移。比如我一直把绿色软件放到 D:/tools/,参数配置也保持不变。
  7. 把应用程序和文档分开。

Tip4:建立收集箱

无论哪里产生的文件,都先经过收集箱(inbox),与邮件系统的inbox类似。有且只有一个inbox。你可以这么用inbox:

  1. 在桌面或主目录建立一个文件夹,不要随意丢在桌面,让漂亮的壁纸不要被杂乱的图标挡住
  2. 把浏览器、下载软件、社交软件传输目录都设置到inbox
  3. 对不能马上归档的文件,放到inbox
  4. 定期(比如每天下班前)清空inbox

Tip5:简洁明确的文件命名方式

文件命名应简洁明确,比如 20171010-审批报告.doc,或 2016-夏-北京旅游照片

Tip6:使用笔记工具存储文档

针对文档,建议选择一个笔记软件系统,整合零散的图片、文章。选择一个适合自己的笔记软件,很有必要。比如常见的:印象笔记、有道云笔记、为知笔记等。关于笔记的整理,可以对照上面的结构:

Tip7:确保能迅速定位文件

如果前面的文件结构和命名已经形成自己的一套模式,那么定位文件会很容易。

Tip8:学会备份,有备无患

想象一下自己的硬盘故障,会后悔那些文件没有保存,赶紧把这些东西存一份。

Tip9:善用系统快捷键

Windows系统快捷键,日常应该掌握一些,反复应用就能记住。常用的比如:

更多的看微软的官方帮助:Windows 中的键盘快捷方式

Tip10:善用文本文档

文本文档是我的最爱,它可控、便于书写和转换。

Tip11:避免囤积文件

  1. 囤积症:注意自己有没有这种病?如果有,想办法纠正一下。囤积太多无用的东西,毫无用处。
  2. 网上有的不存:如果能方便下载,就不要保存。离开互联网的电脑已经太少,除非很大的文件或素材,尽量少占用空间。
  3. make a list:把自己常用的网址、软件主页、图片下载站等,列一个列表,好过存很多下载的文件。

Tip12:清理文件

你可能会用到这些软件: CCleanerDuplicate Cleaner


参考资料

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